Cac cong viec cu the- (dich duoc mot so)

Vietnam


POSITION DESCRIPTION

Position Name: Book keeper/Project Assistant- CR
Name of incumbent: vacant
Unit/Project: FHai Lang ADP
Reports To: ADP Team Leader


Purpose of Position:

The position supports WV Vietnam to maintain high standards of financial stewardship and enhance Customer Relations focusing on our donors.

The position assist the Team Leader in maintaining the books of accounts and other financial records of the ADP & adhering to the financial standards of World Vision financial system to ensure accountability.

The position assist the Team Leader in maintaining good Customer Relations by fulfilling CR procedures and abiding WV’s CR guidelines and policy.

Main Responsibilities and Tasks:

1. Bookkeeping:

· Be responsible for maintaining the books of accounts for the expenditure of the Program as per requirements of World Vision (using Sunsystem accounting software).
· Verify ALL supporting documents related to financial transactions to ensure the consistency with the World Vision financial policy/ Vietnam Government Financial & Accounting policy.
· Prepare monthly financial reports, quarterly, semi-annual & annual financial report for Support Office and other concerned parties.
· Prepare program bank reconciliation statement of each month for the program’s bank account.
· Prepare/ Maintain/ Update the records of office assets and project assets and inventory.
· Assist in preparing project budget and plan of action.
· Enter the budget and financial transactions of the relevant projects in Sun System.
· Closely work with the Finance department for various financial matters including funding request, project income reconciliation, budget preparation etc.
· Assist in planning and follow–up for future activities. Bring up relevant information that might affect project activities, especially the financial aspects of the budget to the attention of the Team Leader to ensure accomplishment of the POA.
· Train and/ or upgrade knowledge & skills of the project staff on accounting & records at grass roots level.
· Maintain all financial & other records required for audit purposes and follow up audit’s recommendations.
· Participate in other ADP tasks such as project review and evaluation.



2. Customer Relation Service::

· Maintain the permanent CRS work by providing supervision and guidelines to LC in the following:
+ Making monthly/quarterly/annually plans on CRS work at ADP level.
+ Monitoring the handling of the timely routine mail-in and mail-out by the LC
+ Coordinating the CRS volunteer network to process special mailings. ie: New Year Card and APR.in a timely manner.
+ Timely handling the sponsor’s gift in cash timely (GN)
+ Collecting information for Child History to register child’s information into sponsorship system and/or update the sponsored child’s information in a timely manner and in accordance to the Child Sponsorship Standards.
+ Processing the Support Office requests regarding the child sponsorship program timely.
+ Conducting Child Count twice a year.
+ Coordinating sponsor’s visits and assisting the LC to prepare the visit reports in English.
+ Organizing health check–up for the children in the ADP area
+ Conducting child visit (CMS) every 3 months and reporting to the CRS department of the National Office.
+ Paying random visit to sponsored children as stated in CMS implementation plan.
+ Keeping good and safe filing system of sponsored children’s records and maintaining well the sponsored children’s information system.
+ Ensuring the quality of the CRS correspondence before sending out.
· Ensure the projected number of Registered Children (RC) by processing the new growth, replacement and reactivation timely.
· Establish and manage the CRS volunteer network at the community level effectively.
· Provide CRS orientation and training to CRS volunteer and other related local partners.
· In cooperation with LC and CRS volunteers, to conduct meetings with sponsored children’ parents and community local people to raise the awareness of sponsorship program in community.
· Ensure that at least one home visit is paid to each sponsored child per year.
· Implement any initiative introduced by Partnership Office.
· Prepare case stories on sponsored children to document significant changes in their life, achievements and learning experiences for WV publications and sharing within the Partnership.

3. Other Responsibilities:

· Help to monitor project activities that needs the incumbent’s accounting knowledge and skills such as income generation activities (IGA) and micro- credit scheme.
· Perform other operations tasks such as education/school/ Early Childhood Care and Development support activities in the ADP.
· Provide administrative and secretarial support wherever necessary.
· Carry out other tasks assigned by the Team Leader and required by the organization.

Supervisory Responsibilities:

· Supervise Customer Relations volunteers at commune level.






Knowledge, Skills and Attitude Required:

The successful applicant will be a University graduate in any field (preferably in the field of accounting, community development/business administration).

· Good knowledge of and work experience in accounting.
· Computer literacy, particularly use Microsoft Word and Excel.
· Good written and oral communication skills in English and Vietnamese.
· Good interpersonal skills, especially with grassroots people.
· Ability to function well in a team environment.
· Willingness to travel as required by the assignment.
· Experience in working with NGOs or a good understanding of community development is helpful.

The person shall be committed to working with and learning from poor and marginalized people, especially children. She or he will be expected to support the philosophy, purpose and values of WV in its work with the poor in Vietnam.





HRD authorization Supervisor authorization

Date: Date:
Tạm dịch các mô tả công việc như sau (châu dịch từ tài liệu tiếng anh)
Purpose of Position: (Mô tả công việc sẽ làm)

Vị trí cần tuyển tại WV việt nam là Quản lý tài chính và tăng cường quan hệ với đối tác trên cơ sở các khoản tiền tài trợ.

Vị trí công việc đảm nhân là hỗ trợ trưởng quản lý dự án trong việc quản lý sổ sách chứng từ kế toán và các sổ sách có liên quan khác, có trách nhiệm thu thập các dữ liệu về kế toán và giải trình các vấn đề về chi tiêu cho trưởng dự án theo tiêu chuẫn kế toán của tổ chức World Vision

Chức trợ lý trưởng dự án giúp trưởng dự án tạo mối quan hệ tốt với khách hang bằng cách thực hiện chính sách quan hệ khách hàng của Wv đưa ra

Main Responsibilities and Tasks: (Các nhiệm vụ và công việc chính)

1. Bookkeeping: (Quản lý sổ sách kế toán)

+ Có trách nhiệm quản lý sổ sách kế toán về các chi tiêu trong chương trình tài trợ theo hệ yêu cầu của World Vision (viết tắt là Wv). Ứng viên sẽ dùng phần mềm kế toán của hãng Sunsystem
+ Thẩm tra toàn bộ các tài liệu có liên quan đến chi tiêu tiền bạc để đảm bảo tính hợp pháp và đúng thủ tục và chính sách kế toán của Wv và chính phủ Việt Nam
+ Chuẩn bị các báo cáo hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và các báo cáo khác để cung cấp cho văn phòng chính tại Hà Nội và các bên có liên quan.
+ Chuẩn bị giải ngân tiền tại ngân hàng hàng tháng cho chương trình tài trợ
+ Chuẩn bị, lưu trữ, cập nhật các chứng từ kế toán của các tài sản/các bản kiểm kê tại văn phòng đại diện và của dự án
+ Giúp đỡ trong việc lập kế hoạch về chi phí và kế hoạch hoạt động của dự án
+ Nhập các dữ liệu về các khoản chi tiêu, các hoá đơn tài chính liên quan đến dự án vào chương trình kế toán của hãng Sun System.
+ Kết hợp chặt chẽ với phòng kế toán trong các vấn đề liên quan đến tài chính bao gồm các yêu cầu về trợ cấp tiền, điều hoà ngân quỹ, chuẫn bị tài chính….
+ Giúp đỡ trong việc lên kế hoạch và các hoạt động của dự án trong tương lai. Đưa ra các thông tin có thể ảnh hưởng đến hoạt động của dự án, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến tài chính của ngân sách để giúp truởng dự án đánh giá được tính hiệu quả của dự án tài trợ
+ Huấn luyện/ tăng cường kiến thức & kỹ năng của các thành viên của dự án trong vấn đề kế toán và chứng từ kế toán tại các cơ sở.
+ Quản lý lưu trữ tất cả các vấn đề về tài chính và chứng từ kế toán cần thiết để phục vụ cho việc kiểm toán và giải trình tài chính
+ Tham gia các hoạt động khác như là đánh giá các hoạt động đã thực hiện và đánh giá chất lượng dự án.

2. Customer Relation Service:: (Công việc về quan hệ khách hàng/cộng đồng)
+ Duy trì các hoat động quan hệ khách hàng bằng cách giám sát và chỉ đạo đến các thành viên bằng các công việc cụ thể dưới đây:
- Lập kế hoạch hàng tháng/quý/năm cho công việc quan hệ khách hàng ở mức cơ sở
- Theo dõi và điều hành kịp thời công văn đến và đi
- Kết hợp với hệ thống tình nguyện viên để gửi các thư đặc biệt như: Thư chúc mừng năm mới…
+ Quản lý kịp thời các các món quá biểu cho các người đỡ đầu
+ Thu thập các thông tin về lịch sử của các trẻ em để đăng ký nó vào hệ thống được trợ cấp/đỡ đầu hoặc cập nhật lại thông tin cho phù hợp/kịp thời.
+ Xử lý các yêu cầu từ văn phòng dự án về các trẻ em trong diện giúp đỡ
+ Kiểm tra định kỳ các trẻ em trong dự án 2 lần/năm
+ Kết hợp với người tài trợ đến viếng thăm và giúp đỡ soạn các báp cáo về các chuyến viếng thăm bằng tiếng anh
+ Tổ chức kiểm tra sức khoẻ định kỳ cho các trẻ em trong vùng dự án
+ Tổ chức các chuyến viếng thăm trẻ trong vùng dự án 3 tháng một lần và báo cáo cho phòng CRS tại văn phòng đại diện cấp quốc gia
+ Tổ chức các cuộc viếng thăm ngẫu nhiên đến các trẻ em được tài trợ trong dự án
+ Bảo quản và đảm bảo an toàn hệ thống các báo cáo về trẻ em được tài trợ và giữ gìn các thông tin về tài trợ có liên quan
+ Đảm bảo chất luợng của các công việc quan hệ khách hàng trước khi thực hiện
- Xác thực số lượng các trẻ em được đăng ký trợ cấp trong dự án bằng cách xử lý các thông tin về
· Ensure the projected number of Registered Children (RC) by processing the new growth, replacement and reactivation timely.
· Establish and manage the CRS volunteer network at the community level effectively.
· Provide CRS orientation and training to CRS volunteer and other related local partners.
· In cooperation with LC and CRS volunteers, to conduct meetings with sponsored children’ parents and community local people to raise the awareness of sponsorship program in community.
· Ensure that at least one home visit is paid to each sponsored child per year.
· Implement any initiative introduced by Partnership Office.
· Prepare case stories on sponsored children to document significant changes in their life, achievements and learning experiences for WV publications and sharing within the Partnership.

3. Other Responsibilities:

· Help to monitor project activities that needs the incumbent’s accounting knowledge and skills such as income generation activities (IGA) and micro- credit scheme.
· Perform other operations tasks such as education/school/ Early Childhood Care and Development support activities in the ADP.
· Provide administrative and secretarial support wherever necessary.
· Carry out other tasks assigned by the Team Leader and required by the organization.

Supervisory Responsibilities:

· Supervise Customer Relations volunteers at commune level.






Knowledge, Skills and Attitude Required: ( Các kỹ năng cần có)

Ứng viên phải được đào tạo trong các lĩnh vực Kế toán, quan hệ cộng dồng và kinh doanh. Có các kiến thức sau:

- Kiến thức về kế toán
- Kiến thức về máy tính, thành tạo Word, Excel
- Khả năng giao tiếp tiếng anh tốt
- Có khả năng làm việc với tập thể, đặc biệt là khả năng giao tiếp với dân
- Khả năng đi lại, đi công tác nhiều
- Có kinh nghiệm làm việc với các tổ chức phi lợi nhuận